进行账务处理,取得的原始凭证需要满足哪些要求?
会计做账,最重要的就是原始凭证,也就是我们常说的会计凭证。原始凭证作为会计核算的原始资料,是进行会计核算工作的基础。
那么,企业在实际进行账务处理的时候,应该如何取得合法合规、真实有效、内容完整的原始凭证呢?
《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)第十四条规定:
1.企业在取得或者制作原始凭证时,必须具备某种形式的证明文件,如发票(包括纸质发票和电子发票)、收据、财政票据、税务发票等。
2.从个人取得的原始凭证,必须注明个人姓名及身份证号码或单位名称及地址。
3.从单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章。对于签章不全或无签章的原始凭证,应当不予受理。
4.从境外取得的原始凭证,必须附有经依法公证机关公证或依法证明认证机构证明的中文译本。
5.所有原始凭证均须有经办人签字,并注明支付金额和日期。
一、企业在取得原始凭证时,应注意以下几点
1、必须符合法律规定。国家没有统一规定的原始凭证种类,应当根据业务的需要和实际情况来确定,主要包括:发票、收据、结算单据、收款凭证、付款凭证等等。
2、必须符合财务制度和会计制度的规定。比如,企业采购或销售商品时,必须取得正规发票;企业支付货款时,必须取得正规收据;企业发生借款时,必须取得正规借款合同或借据。此外,对于一些不符合财务制度和会计制度的支出,如招待费、差旅费等,也不得在原始凭证中予以报销。
3、必须是真实的。原始凭证反映的内容必须真实可靠,符合实际情况。比如,如果发现有虚假的发票等原始凭证,就不能作为合法的依据,进行报销。
4、必须完整清晰。原始凭证要字迹清晰可辨。如果发生涂改等错误时,需要由开具单位加盖公章进行更正。
5、原始凭证填写要规范。如果填写不规范或者有涂改等现象的原始凭证就不能作为有效的凭证进行报销。
二、会计做账时,哪些情况不能列支?
(一)用于非应税项目、集体福利或者个人消费的支出;
(二)非正常损失的存货支出;
(三)非正常损失的固定资产和在建工程;
(五)国务院财政、税务主管部门规定的其他情形。
注:上述情况,除了第(一)项外,其他几种情况都需要取得合规的税前扣除凭证,否则,就属于不能税前扣除的情形。同时,上述凭证还必须要满足真实性和合法性的要求。
根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。也就是说,企业发生的与生产经营相关的支出也是可以扣除的。
三、企业取得的原始凭证不符合规定有哪些后果?
1.企业取得的原始凭证不符合规定,如发票内容填写错误,发票项目填写不全等,导致企业发生销货退回、销售折让、销售开票等业务,而无法进行账务处理。
2.企业取得的原始凭证内容不真实、不合法,如虚开增值税专用发票、非法代开发票等,导致企业在进行账务处理时,出现错误,从而引起税务机关的关注。
3.企业取得的原始凭证内容弄虚作假,如伪造、变造凭证,或者在计算凭证金额时弄虚作假,将应计入凭证成本的金额计入其他业务成本等。
4.企业取得的原始凭证内容与实际经营业务情况不符或者没有原始凭证等情况。
6.企业取得的原始凭证内容与其他会计资料不一致,如不进行账务处理等。